Deschide lista de trimiteri a proiectului: din cardul „Tip proiect” al proiectului, apasă legătura „Trimiteri ca organizație de sprijin”, sau mergi direct la
/esc/proiect/<slug>/trimiteri/. (Trimiterile unui voluntar anume apar și în tab-ul „Trimiteri” de pe pagina lui de voluntar.)Apasă „Trimitere nouă”, completează formularul (voluntar, gazdă, țară, perioadă) și apasă „Salvează”.
Deschide detaliul trimiterii. Cardul „Ce mai lipsește înainte de plecare” listează tot ce trebuie înregistrat: referința din ESC Portal, acordul de voluntariat, asigurarea, viza (unde e cazul), evaluarea medicală, obiectivele de învățare, instruirea cu cel puțin 30 de zile înainte de plecare, briefingul de securitate, transportul, persoana de contact, verificarea pentru grupuri vulnerabile și rolul nostru de sprijin/lider valid la data plecării.
Avansează starea din cardul „Stare”: „Gazda a fost identificată” → „Acord cu partenerii semnat” → „Începe pregătirea” → „Voluntarul a plecat” (butonul de plecare apare doar când lista de mai sus e goală).
Pe durata deplasării, înregistrează contactele cu voluntarul din cardul „Jurnal de contact” (buton „Înregistrează contactul”).
La întoarcere, apasă „Întoarcere” din antet, completează datele și apasă „Salvează”.
Dacă deplasarea se încheie prematur, apasă „Încheie anticipat”, completează motivul și nota obligatorie, apoi apasă butonul roșu „Încheie anticipat” — încheierea e definitivă, dar raportul rămâne datorat.
După încheiere, cardul „Ce mai lipsește înainte de raportare” arată ce mai e de înregistrat; când e complet, apasă „Raport către organizația lider”.
Pentru cota care ni se datorează ca organizație de sprijin, apasă „Emite obligația de încasare” pe cardul „Cota noastră” — plătitorul este organizația lider (deținătoarea grantului), nu gazda.
⚠️ Rolul de Quality Label se verifică doar la plecare
Validitatea rolului nostru de sprijin/lider se verifică exclusiv la momentul plecării — un rol care expiră în timpul deplasării NU blochează retroactiv un voluntar deja plecat.
⚠️ Nicio obligație dacă noi suntem organizația lider
Dacă structura noastră deține rolul de lider pe proiect, nu există un plătitor extern — cardul „Cota noastră” explică situația și nu se emite nicio obligație (nici măcar una de zero). O cotă convenită peste costul unitar de management al programului (238 € individual / 125 € echipă) este semnalată cu un avertisment, dar nu blocată.
ℹ️ Documentele externe se înregistrează, nu se generează
Asigurarea, certificatul de participare, raportul participantului și Youthpass se emit în ESC Portal, în Beneficiary Module sau pe youthpass.eu — aici se păstrează doar referința și data lor, pe cardul „Documente externe înregistrate”.