Un fișier protejat se deschide printr-o adresă VolunHub de forma /stocare/fisier/<categorie>/<id>/, oriunde ar fi stocat. La fiecare cerere aplicația:
trimite la autentificare pe cine nu e conectat;
verifică din nou, chiar atunci, dacă persoana are voie să vadă obiectul (albumul, documentul etc.) — cine pierde accesul nu mai poate deschide fișierul, chiar dacă are linkul;
refuză cu „Acces interzis.” sau trimite fișierul, fără să-l lase în memoria browserului.
La pozele din albume, cine nu administrează albumul primește o versiune fără metadatele foto (EXIF); originalul îl descarcă doar administratorii albumului și cel care a încărcat poza.
Accesările și refuzurile se scriu în „Jurnal de acces fișiere”: data, decizia (Permis / Refuzat), utilizatorul (gol pentru o încercare fără cont), structura, categoria, fișierul, adresa IP și câți octeți s-au trimis. Jurnalul nu se poate modifica.
Administratorii naționali de stocare îl deschid din „IT Management” → „Stocare: jurnal de acces” (
/stocare/national/audit/), pentru toate structurile.Managerul IT al unei structuri îl deschide din pagina „Stocare — <structură>” → „Jurnal de acces”: vede accesările atribuite structurii și unităților ei.
Filtrează după Structură (doar în jurnalul național), Utilizator, Decizie, Categorie și interval de date, apoi „Filtrează”. Paginile următoare păstrează filtrele.
Pentru un document din bibliotecă, cei care administrează documentul văd accesările lui direct, din pagina „Accesări” a documentului (vezi auditul accesărilor).
Din „IT Management” → „Stocare: privire de ansamblu” (/stocare/national/), administratorii naționali văd serviciile de stocare ale tuturor structurilor și secțiunea „Politică stocare locală”, care listează toate structurile ce pot avea stocare proprie; acolo permit sau interzic, per structură, providerul Stocare locală. Implicit, stocarea locală nu e permisă.
ℹ️ Date personale
Jurnalul conține adrese IP și date despre cine a deschis ce fișier — tratează-l ca pe orice date personale și consultă-l doar când ai un motiv.