Dacă trezorierii păstrează scanurile într-un dosar Google Drive, nu mai e nevoie să le descarce și să le reîncarce una câte una. VolunHub le citește direct din Drive, după id, prin contul de serviciu Google Workspace al organizației — un singur cont cititor din domeniul vostru, cu care partajați dosarele cu facturi.
Serverul poate citi exact ce poate deschide contul cititor: ce e în Drive-ul lui, ce s-a partajat cu el (inclusiv de către furnizori) și Shared Drive-urile din care face parte.
Nu depinde de ce poți deschide tu în Drive. Dacă tu vezi un fișier dar contul cititor nu, nu poate fi importat; dacă contul cititor îl vede și tu nu, poate fi importat de oricine are dreptul să lucreze pe structura respectivă. De aceea contul trebuie să fie dedicat.
Unitățile fără workspace propriu folosesc workspace-ul organizației lor (și contul lui cititor).
Citirea din Drive e valabilă doar pentru documente financiare. Registrele, proiectele și voluntarii nu citesc din Drive.
În Google Cloud există deja contul de serviciu cu domain-wide delegation, a cărui cheie e lipită la IT Management → Google Workspace a structurii. Dacă nu, creează-l acolo.
În Google Workspace Admin Console (Security → API controls → Domain-wide delegation), clientul contului de serviciu trebuie să aibă scope-ul
https://www.googleapis.com/auth/drive.readonly. E același scope pe care îl folosesc deja deciziile — nu e nevoie de unul nou.Creează în domeniu un cont dedicat, de exemplu
documente-financiare@domeniu.ro, și scrie-l în câmpul „Cont pentru citirea documentelor financiare din Drive”. Super-adminul nu e folosit niciodată pentru asta; fără acest cont (sau contul de citire a documentelor) citirea din Drive rămâne oprită.Partajează cu acest cont, ca Cititor, dosarele cu facturi (sau un Shared Drive).
Apasă „Verifică configurarea”: rândul „Citire Drive — documente financiare” trebuie să fie bifat.
Un fișier: la Document din scan lipește linkul sau id-ul fișierului în „Fișier din Google Drive”; documentul se citește ca după o încărcare obișnuită, iar tu verifici și salvezi.
Un dosar întreg: în secțiunea financiară a structurii, Import din Drive. Lipești linkul dosarului, apeși „Previzualizează” (vezi ce e nou, ce e deja importat și ce pare duplicat, cu mărimile) și apoi „Importă”. Importul se face în tranșe de câte 25 de fișiere, pentru că fiecare consumă creditul AI al organizației; „Continuă” le ia pe următoarele.
Pe un document existent: în cardul „Variante / atașamente” folosește „Atașează din Drive” (același fișier nu se atașează de două ori) și „Scanează” / „Scanează din nou” pe un fișier atașat. Rezultatul apare lângă câmpurile documentului, iar „Aplică valorile” scrie doar câmpurile pe care le bifezi.
ℹ️ Fișiere mari
⚠️ Fișier inaccesibil
Un agent poate folosi aceleași uși: scan_financial_document cu drive_file_id, scan_drive_folder (începe cu dry_run; reapelează pentru a continua), scan_document_file și attach_file_to_document_from_drive. Nu trimite niciodată un token Google — serverul folosește doar contul organizației.