Un proces de mentenanță descrie o operațiune care se repetă pe un articol (de ex. „Revizie anuală” la o barcă, „Verificare extinctor”). Fiecare repetare este un ciclu, cu scadență. Le vezi în fila „Mentenanță” a articolului: procesele, iar dedesubt ciclurile, cu scadență, status, data finalizării, notele și atașamentul lăsat la finalizare.
În fila „Mentenanță” a articolului apasă „Adaugă proces de mentenanță”.
Completează „Denumire”, „Prima scadență”, „Recurență (luni)” (gol pentru o operațiune unică) și „Preaviz (zile)” — cu câte zile înainte de scadență apare task-ul. Opțional, alege un „Responsabil”.
Apasă „Adaugă procesul”. Primul ciclu este programat la prima scadență. Cu „Editează” schimbi oricând procesul sau îl dezactivezi (un proces inactiv nu mai generează task-uri și alerte).
Statusurile unui ciclu: „De urmat”, „Se apropie scadența”, „Întârziat”, „Efectuat”, „Sărit”.
Când se apropie scadența, aplicația creează un task „Mentenanță: <proces> (ciclul #N)”, cu termen-limită la sfârșitul zilei scadenței. Task-ul este alocat responsabilului procesului; dacă procesul nu are unul, persoanelor și echipelor din regula lui de task recurent; altfel, responsabililor articolului. Îl găsești în „Task-urile mele”.
Când ciclul devine întârziat, responsabilii articolului și ai procesului primesc o notificare în aplicație și un e-mail, cu link direct la formularul de finalizare. Le poți opri pe oricare din preferințele de notificare („Alertă inventar”).
În fila „Mentenanță” apasă „Marchează ca efectuat” la ciclul respectiv.
Scrie „Note la finalizare” și, dacă ai, un atașament.
Apasă „Marchează ca efectuat”. Dacă procesul se repetă, următorul ciclu se programează singur, la același număr de luni socotit de la data la care ai terminat.
Ciclul și task-ul lui merg împreună: când marchezi ciclul ca efectuat, task-ul trece în „Finalizat”; când muți task-ul în „Finalizat” (din pagina task-ului sau din panou), ciclul se marchează singur ca efectuat, cu o notă care spune că a fost închis din task. Redeschiderea task-ului nu redeschide ciclul.
ℹ️ Cine marchează
Tot în fila „Mentenanță”, administratorii de inventar văd panoul „Task-uri recurente”. Cu „Adaugă task recurent” creezi o regulă care generează singură un task la intervalul ales (de ex. „Aerisește corturile” în fiecare aprilie), alocat persoanelor sau echipelor pe care le alegi. Task-urile apar în lista de task-uri a celor alocați (vezi Task-uri și panou).
În fila „Vedere generală”, secțiunea „Lucrări / probleme” arată lucrările deschise pe articol. Administratorii de inventar adaugă una cu „Raportează o problemă”: titlu, detalii, termen opțional și, dacă vrei, o notă adăugată la notele de calitate ale articolului. Apasă „Înregistrează lucrarea”. Lucrarea devine un task alocat ție, cu termenul ales, și dispare din „Lucrări / probleme” când o muți în „Finalizat”.
ℹ️ Ai găsit ceva stricat?
În fiecare dimineață aplicația verifică inventarul: articole expirate sau care expiră curând, documente care expiră, stoc sub prag, cicluri de mentenanță și împrumuturi întârziate. Rezultatul îl vezi oricând pe pagina „Alerte” din registru.
Pentru fiecare problemă găsită apare un task, cu termen-limită, alocat responsabililor articolului — aceleași persoane care primesc e-mailurile. Un împrumut întârziat ajunge la cel care a luat echipamentul.
Pentru un articol expirat și pentru stocul sub pragul critic, responsabilii articolului primesc și un e-mail — cei ai structurii care deține articolul, nu cei care au creat tipul de articol.
Cât timp task-ul e deschis, verificarea nu mai trimite nimic pentru aceeași problemă. După ce îl muți în „Finalizat”, dacă problema există în continuare, a doua zi apare un task nou și, unde e cazul, un e-mail nou. Dacă se schimbă data de expirare a articolului sau a documentului, termenul task-ului deschis se mută odată cu ea.
Un împrumut întârziat ajunge și la cei care confirmă returnările în structura care a dat echipamentul.
Alertele vin în aplicație și pe e-mail, după preferințele tale de notificare („Alertă inventar”).